Die 5 Schritte um den Workflow zu meistern sind: Sammeln, verarbeiten, organisieren, durchsehen, und erledigen. Im Folgenden werde ich euch die einzelnen Schritte etwas genauer vorstellen.
- Der erste Schritt ist “Collect”. In dieser Phase müssen alle Aufgaben gesammelt warden, welche zu erledigen sind. Das ganze kann elektronisch erledigt werden, indem man alle anstehenden Aufgaben aufschreibt, es geht aber auch manuell, wenn man sich entsprechende Ordner zulegt.
- Der zweite Schritt ist “Process”. Hierbei werden die Aufgaben, welche in der vorigen Phase gesammelt wurden, erledigt. Die “buckets” aus Phase 1 werden jetzt geleert, indem die Aufgaben erledigt werden. Laut Allen ist das der wichtigste der 5 Schritte. Um die Aufgaben zu erledigen muss man sich fragen: Was ist das für eine Aufgabe? Kann ich sie erledigen? Wenn nein, entweder in den Müll damit, oder an den passenden Ablageort für unerledigte Aufgaben Was ist die nächste Aufgabe um das ganze abschließen zu können? Wird der nächste Schritt weniger als zwei Minuten dauern? Falls ja, tu es Falls der nächste Schritt mehr als zwei Minuten dauert, sollte das ganze als Projekt angesehen werde. Somit fällt die Aufgabe raus aus der Liste der unerledigten Aufgaben, und wird in den Projektplan eingebunden. Nachdem man mit allen Aufgaben so verfährt, verkleinert sich der Stapel der unerledigten Aufgaben, und man hat entweder erledigte Aufgaben, oder Projekte mit denen man planen kann.
- Wichtig ist es auch, sich zu organisieren. Dazu gehört vor allem, die passenden Materialien zur Hand zu haben. Mülleimer, Ordner, Kalender, und Listen die an die nächsten Tasks erinnern sind Pflicht, um produktiv zu arbeiten.
- Die Review Phase wird idealerweise wöchentlich durchgezogen. Hierbei werden alle aufgestellten to-do Listen, Listen mit Aufgaben etc. analysiert, begutachtet und falls nötig auf die aktuelle Arbeitssituation angepasst.
- Erst nachdem alle vorherigen Schritte erledigt wurden, ist es an der Zeit, anzufangen die Projekte abzuarbeiten. Durch diese Methode mit den 5 Schritten kehrt Ordnung ein, und der Arbeitsalltag wird für den einzelnen deutlich effizienter. Außerdem ist der ganz große Vorteil, dass alle zu erledigende Aufgaben schriftlich bzw. In passenden Ordnern festgehalten werden. So verringert sich das persönliche Stresslevel, denn man muss nicht mehr versuchen, sich das alles im Kopf zu behalten, sondern kann ganz entspannt auf die entsprechenden Listen zugreifen.
