Die 5 Schritte um den Workflow zu meistern sind: Sammeln, verarbeiten, organisieren, durchsehen, und erledigen. Im Folgenden werde ich euch die einzelnen Schritte etwas genauer vorstellen.
- Der erste Schritt ist âCollectâ. In dieser Phase mĂŒssen alle Aufgaben gesammelt warden, welche zu erledigen sind. Das ganze kann elektronisch erledigt werden, indem man alle anstehenden Aufgaben aufschreibt, es geht aber auch manuell, wenn man sich entsprechende Ordner zulegt.
- Der zweite Schritt ist âProcessâ. Hierbei werden die Aufgaben, welche in der vorigen Phase gesammelt wurden, erledigt. Die âbucketsâ aus Phase 1 werden jetzt geleert, indem die Aufgaben erledigt werden. Laut Allen ist das der wichtigste der 5 Schritte. Um die Aufgaben zu erledigen muss man sich fragen: Was ist das fĂŒr eine Aufgabe? Kann ich sie erledigen? Wenn nein, entweder in den MĂŒll damit, oder an den passenden Ablageort fĂŒr unerledigte Aufgaben Was ist die nĂ€chste Aufgabe um das ganze abschlieĂen zu können? Wird der nĂ€chste Schritt weniger als zwei Minuten dauern? Falls ja, tu es Falls der nĂ€chste Schritt mehr als zwei Minuten dauert, sollte das ganze als Projekt angesehen werde. Somit fĂ€llt die Aufgabe raus aus der Liste der unerledigten Aufgaben, und wird in den Projektplan eingebunden. Nachdem man mit allen Aufgaben so verfĂ€hrt, verkleinert sich der Stapel der unerledigten Aufgaben, und man hat entweder erledigte Aufgaben, oder Projekte mit denen man planen kann.
- Wichtig ist es auch, sich zu organisieren. Dazu gehört vor allem, die passenden Materialien zur Hand zu haben. MĂŒlleimer, Ordner, Kalender, und Listen die an die nĂ€chsten Tasks erinnern sind Pflicht, um produktiv zu arbeiten.
- Die Review Phase wird idealerweise wöchentlich durchgezogen. Hierbei werden alle aufgestellten to-do Listen, Listen mit Aufgaben etc. analysiert, begutachtet und falls nötig auf die aktuelle Arbeitssituation angepasst.
- Erst nachdem alle vorherigen Schritte erledigt wurden, ist es an der Zeit, anzufangen die Projekte abzuarbeiten. Durch diese Methode mit den 5 Schritten kehrt Ordnung ein, und der Arbeitsalltag wird fĂŒr den einzelnen deutlich effizienter. AuĂerdem ist der ganz groĂe Vorteil, dass alle zu erledigende Aufgaben schriftlich bzw. In passenden Ordnern festgehalten werden. So verringert sich das persönliche Stresslevel, denn man muss nicht mehr versuchen, sich das alles im Kopf zu behalten, sondern kann ganz entspannt auf die entsprechenden Listen zugreifen.
